Verhalten von Reisenden ändern, um Kosten zu senken

CWT

We’ve got the power: Wie bringt man Reisende dazu, ihr Verhalten zu ändern?

Signifikante Kosteneinsparungen bei den Geschäftsreisen sind das Ergebnis der Zusammenarbeit des britischen Energieunternehmens npower mit CWT. Nachdem das Travel Management von npower aufgefordert wurde, im Rahmen eines unternehmensweiten Kostensenkungsprogramms Einsparungen von 20 bis 30 Prozent zu erzielen, hatte man das bisherige Arbeitsmodell unter die Lupe genommen und eine neue Strategie entwickelt.

Ein mehrstufiger Plan sollte das Geschäftsreisemanagement des Unternehmens von Grund auf ändern. Wesentlicher Bestandteil dabei war das Online-Selbstbuchungs-Tool cytric, das in Zukunft verstärkt eingesetzt werden sollte. Mit Erfolg, denn seitdem werden über 90 Prozent aller dafür in Frage kommenden Buchungen online getätigt, anstatt wie bisher nur 70 Prozent. Die Akzeptanz des Tools und andere Maßnahmen, wie das Hinwirken auf ein verändertes Buchungsverhalten und die Digitalisierung des Reiseprogramms, erforderten eine große Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter. Die Kollegen aus unterschiedlichen Geschäftsbereichen dafür zu gewinnen, war dank vorangegangener Gespräche sowie des Aufzeigens von Best-Practice-Beispielen und finanzieller Vorteile einfacher, als es Travel Managerin Jo McQuade anfangs erwartet hatte.


Ein Drehbuch für den Umstieg

„Ich hatte npower gut auf die Veränderungen vorbereitet“, erklärt Jo McQuade. „Meine Gespräche mit den Mitarbeitern im Vorfeld waren essenziell, um sie auf den Veränderungsprozess einzustimmen. So wurden die nötigen Maßnahmen besser akzeptiert – z. B. Reisen früher zu buchen und zum besten Tagespreis.“ Das Online-Tool wurde aber auch deshalb schnell in den Arbeitsalltag integriert, da es verpflichtend in der Reiserichtlinie vorgeschrieben wurde und es eine klare Kommunikation dazu gab. Dafür wurde sowohl das von CWT angebotene Messenger-Tool genutzt als auch ein Skript, das den CWT-Reiseberatern für den Direktkontakt mit den Reisenden und Buchenden zur Verfügung gestellt wurde, um diese zur Online-Buchung umzulenken.

Neil Radley, leitender Program Manager bei CWT, und Jo McQuade schrieben eine Art Drehbuch, das es den Reiseberatern ermöglichte, Mitarbeiter, die bei ihnen anriefen, um Reisen zu buchen, auf das Online-Buchungs-Tool umzulenken. Das Ergebnis ist eine äußerst erfolgreiche Umstellung: Mittlerweile werden 95 Prozent der Buchungen online getätigt. Die gesamten Reisekosten des Unternehmens konnten so im Jahr 2017 um 24 Prozent gegenüber 2016 gesenkt werden.

Auch Jo McQuade blickt zufrieden zurück: „Für mich war es der größte Erfolg, dass unsere Mitarbeiter bereit waren, die Veränderung anzunehmen und mitzugehen. Zudem haben wir einige umfassende Analysen durchgeführt. So konnten wir das Buchungstool dem tatsächlichen Bedarf besser anpassen.“ Und Neil Radley fügt hinzu: „Entscheidend für den Erfolg war für mich auch das Vertrauen in unsere langjährige Partnerschaft und die individuelle Unterstützung von CWT.“

Fakten auf einen Blick

Ausgangslage:
6.000 Geschäftsreisende in sechs Unternehmen in der Hand von RWE und der Innogy Group im Vereinigten Königreich

Zielsetzung:
Einsparungen von 20 bis 30 Prozent der Reisekosten

Maßnahmen:
Online-Buchungen sollten von 70 auf 90 Prozent angehoben werden.

Ergebnis:
Der Anteil der Online-Buchungen erreicht heute 95 Prozent. Die Gesamtreisekosten lagen zum Jahresende 2017 um 24 Prozent unter dem Jahresergebnis 2016 – trotz eines zweiprozentigen Anstiegs der Buchungen.

Quelle: Connect Magazine 02-2018, Autorin: Karen Bamford

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